Software für Vermieter

Der Jahreslauf eines privaten Vermieters

Wer vermietet, arbeitet nicht kontinuierlich — er arbeitet in Jahresrhythmen. Die folgende Tabelle zeigt, welche Aufgaben jeden privaten Vermieter im Lauf eines Jahres erwarten, was davon rechtlich Pflicht ist und welche Frist daran hängt.

Welche Pflichten teuer werden, wenn sie verpasst werden

Nicht alle Aufgaben im Jahreslauf sind gleich schwerwiegend. Drei davon haben gesetzliche Fristen oder Formvorgaben, deren Versäumnis direkt Geld kostet — genau hier lohnt sich Werkzeug, das die Termine im Blick behält.

• Nebenkostenabrechnung nach zwölf Monaten: Ist die Abrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter, kann der Vermieter eine Nachforderung nicht mehr geltend machen — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
• Kündigungsfristen und Schriftform: Die Kündigung eines Mietverhältnisses verlangt die Schriftform und die richtige Frist nach § 573c BGB. Ein Formfehler macht die Kündigung unwirksam — der Mieter bleibt.
• Mieterhöhung richtig begründen: Die Erhöhung zur ortsüblichen Vergleichsmiete braucht die Zustimmung des Mieters (zwei Monate Frist) und eine ordentliche Begründung. Die Kappungsgrenze erlaubt in drei Jahren höchstens 20 Prozent, in angespannten Wohnungsmärkten 15 Prozent.

Ab wann sich Software für Vermieter lohnt

Die Grenze, ab der sich Werkzeug lohnt, hängt weniger von der Zahl der Wohnungen ab als von der Zahl der gleichzeitigen Pflichten. Wer eine einzelne Wohnung vermietet, kommt oft mit einer Tabelle aus. Wer mehrere Objekte betreut, Fristen parallel laufen hat oder Belege nicht mehr wiederfindet, spart mit Software vor allem eines: Zeit, die sonst in der Suche nach Zetteln und Terminen verbrannt wird.

Der Einstieg ist bewusst niedrig gehalten: BaseImmo ist ab 6,99 Euro im Monat erhältlich und lässt sich kostenlos testen. Damit trägt sich das Werkzeug schon bei einer einzelnen vermieteten Wohnung — sobald es die erste versäumte Frist oder die erste verlorene Quittung verhindert.

• Mieteinnahmen über alle Objekte auf einen Blick — ohne eigene Tabelle
• Nebenkostenabrechnung direkt aus den Belegen heraus statt aus der Ablage
• automatische Fristenliste für Abrechnung, Versicherung und Steuer
• Belege per Foto gesammelt und dem Objekt fest zugeordnet
• Kaltmiete, Vorauszahlungen und Rückstände ohne Tabellenfehler

Datenschutz bei Mieterdaten

Mieterdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Auch der private Vermieter darf sie nur verarbeiten, wenn ein rechtlicher Grund besteht — bei der Abwicklung des Mietverhältnisses ist das in der Regel das berechtigte Interesse. Unzulässig ist es, Daten zu sammeln, die für das Mietverhältnis keine Bedeutung haben.

Ein seriöses Werkzeug trennt die Bereiche: Der Mieter sieht nur seine eigene Wohnung, der Vermieter nur seine eigenen Objekte. Zugriffsrechte, Protokollierung und Löschfristen gehören zur Grundausstattung — genauso wie die Möglichkeit, Daten beim Auszug herauszugeben oder löschen zu lassen.

• nur Daten erheben, die der Vertrag erfordert (Datenminimierung)
• getrennte Zugriffe: wer was sehen darf, ist einstellbar
• verschlüsselte Übertragung und Speicherung, keine Weitergabe an Dritte
• Löschung und Herausgabe der Daten beim Auszug vorgesehen

Was Vermietersoftware nicht leistet

Ehrlich zur Grenze: Software macht keine rechtlichen Entscheidungen und schreibt keine Prozessschriftsätze. Eine wirksame Mieterhöhung oder eine streitige Nebenkostenabrechnung muss inhaltlich stimmen — ein Werkzeug kann Formulare und Belege vorbereiten, aber nicht die Verantwortung für die rechtliche Bewertung übernehmen.

Ebenso ersetzt Vermietersoftware weder Steuerberater noch Anwalt noch Hausverwalter als Person. Was sie leistet, ist, den Jahreslauf so zu organisieren, dass die Pflichten sichtbar, belegbar und fristgerecht abgearbeitet werden. Wer dauerhaft überfordert ist oder viele Objekte verwaltet, braucht zusätzlich menschliche Hilfe — nicht nur ein besseres Programm.

Häufige Fragen