Online-Immobilienverwaltung für private Vermieter
Immobilienverwaltung klingt nach Hausverwalter und Aktenordnern — für den privaten Vermieter ist sie vor allem eine lange Liste fristgebundener Aufgaben: Mieteingang, Nebenkostenabrechnung, Belege, Mieterbriefe, Versicherungen, die Anlage V. Jede Aufgabe für sich ist überschaubar, mit mehreren Wohnungen wird daraus ein Nebenjob, für den niemand Zeit eingeplant hat.
Online-Immobilienverwaltung verlagert diesen Jahreslauf in ein Werkzeug, das von überall erreichbar ist und nichts verliert. BaseImmo hält Objekt- und Mieterstamm, überwacht die Mieteinnahmen, prüft Belege und Nebenkosten per KI, betreibt ein Mieterportal und bereitet die Zahlen für die Anlage V auf — ab 6,99 Euro im Monat, mit kostenlosem Einstieg.
Was eine Verwaltungssoftware für private Vermieter können muss
Nicht jede Verwaltungssoftware ist für private Vermieter gebaut. Die folgenden Funktionen trennen Werkzeug, das den Jahreslauf wirklich trägt, von einem Programm, das nur Daten hält.
| Funktion | Was sie im Alltag löst |
|---|---|
| Objekt- und Mieterstamm | alle Wohnungen, Mieter, Mieten und Konditionen an einem Ort statt in Ordnern und Tabellen |
| Mieteingangskontrolle | Soll-Zahlungen mit Ist-Eingängen abgleichen, Rückstände sofort sehen, Mahnwesen anstoßen |
| Nebenkostenabrechnung | Vorauszahlungen und Verteilerschlüssel abrechnen — mit Blick auf die Zwölf-Monats-Frist nach Paragraf 556 Absatz 3 BGB |
| Belegablage | Belege per Foto einsammeln und Objekt, Jahr und Position fest zuordnen — die Grundlage für Steuer und Abrechnung |
| Mieterkommunikation | Schadensmeldungen, Briefe und Nachrichten nachvollziehbar, statt ungeordnet über E-Mail und Nachrichten-Apps zu laufen |
| Steuerauswertung | Einnahmen und Werbungskosten so aufbereiten, dass die Anlage V vom Zahlenwerk ausgefüllt wird |
Excel oder Software: ab wie vielen Einheiten?
Eine Tabelle reicht für eine Wohnung — oft. Mit der zweiten Einheit wird es knapp, sobald zwei Fristen parallel laufen: die Nebenkostenabrechnung im Herbst, die Versicherungsprüfung im Januar, der Mieterwechsel im Februar. Wer nicht mehr weiß, welcher Beleg zu welcher Wohnung gehört, oder Fristen im Kopf führt, hat die Grenze erreicht.
Der Punkt, ab dem sich Werkzeug lohnt, ist also nicht die Zahl der Wohnungen, sondern die Zahl der gleichzeitigen Pflichten. Weil BaseImmo ab 6,99 Euro im Monat beginnt, trägt sich die Software bereits, wenn sie die erste verlorene Quittung oder die erste verpasste Frist verhindert.
Was die Tabelle grundsätzlich nicht kann, ist Kontext: Sie merkt nicht, wenn derselbe Beleg zweimal einsortiert wird, erinnert nicht an den Abrechnungstermin und erzwingt keine nachvollziehbare Belegkette. Genau diese Kontextarbeit übernimmt eine Verwaltungssoftware — und spart damit die Fehler, die bei mehreren Objekten zwangsläufig entstehen.
- 1 Wohnung: Tabelle reicht meist, solange keine Fristen verpasst werden
- 2 bis 5 Einheiten: Software lohnt, sobald Abrechnung, Steuer und Mieteingang parallel laufen
- 6 und mehr Einheiten: ohne Werkzeug wird die Verwaltung zum Nebenjob, der Termine frisst
DSGVO und der Serverstandort
Mieterdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Auch der private Vermieter braucht eine Rechtsgrundlage, und der Anbieter muss erklären, wo die Daten liegen, wer Zugriff hat und was beim Vertragsende passiert. Seriöse Anbieter speichern in Rechenzentren in der EU, übertragen verschlüsselt und halten das in der Datenschutzerklärung fest.
Prüfbar sind drei Punkte: der Serverstandort (EU, nicht nur „Cloud“), der Datenexport (Standardformate statt Sperre beim Anbieter) und die Löschung beim Auszug oder bei Vertragsende. Wer diese drei Punkte nicht klären kann, hat das falsche Werkzeug.
Für den Vermieter selbst bedeutet Datenschutz eine Grundausstattung an Pflichten: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, eine klare Rechtsgrundlage für die Speicherung von Mieterdaten und ein Weg, Daten gezielt herauszugeben oder zu löschen. Viele Anbieter reichen dafür vorbereitete Vorlagen mit, die der Vermieter nur noch anpassen muss.
Was BaseImmo von klassischer Verwaltungssoftware unterscheidet
Klassische Vermietersoftware verwaltet Zustände: Mieter, Mieten, Belege. BaseImmo liest zusätzlich Dokumente und rechnet. Die KI-Dokumentenanalyse prüft Exposés, Kaufverträge, ETV-Protokolle und Jahresabrechnungen auf Risiken und belegt jede Aussage mit Dokument und Seitenzahl. Die Standortanalyse liefert einen Lage-Score, Mietspiegelwerte und die Bevölkerungsprognose — Daten, die schon bei der Objektwahl helfen, nicht erst in der Verwaltung.
Wer beides nutzt, durchläuft einen durchgängigen Lebenszyklus: erst die Prüfung der Unterlagen vor dem Kauf, dann die Standortbewertung, schließlich die laufende Verwaltung desselben Objekts. Die Daten aus der Prüfung gehen nicht verloren, sondern fließen in die Verwaltung ein.
- KI liest Exposé, Kaufvertrag, ETV-Protokoll und Jahresabrechnung mit — Antworten mit Quellen- und Seitenverweis
- Standortanalyse: Lage-Score A+ bis D, Mietspiegel, Baugenehmigungen, Vergleich zum Stadtdurchschnitt
- KI-Finder, der aktive Inserate nach Rendite, Score und Cashflow durchsucht
- DCF-Bewertung mit Sensitivität plus/minus 15 Prozent und Verkaufszeitpunkt mit Spekulationsfrist
Wofür BaseImmo nicht gedacht ist
Ehrlich zur Abgrenzung: BaseImmo richtet sich an private Vermieter und Selbstverwalter — nicht an die gewerbliche Verwaltung großer Bestände. Wer als Beruf viele Gemeinschaften oder hunderte Einheiten verwaltet, braucht mandantenfähige Software mit Bankanbindung, automatischer Hausgeldabrechnung und Buchhaltung nach HGB.
Wer buchhalterisch nach HGB oder mit doppelter Buchführung arbeiten muss, ist bei BaseImmo falsch: Die Software bereitet die Anlage V auf und überwacht die Zahlen, führt aber keine HGB-Buchhaltung. Für diese Anforderung gibt es spezialisierte Werkzeuge — BaseImmo ist nicht darunter.
Wichtig ist der Unterschied zwischen einigen eigenen Wohnungen und einem gewerblichen Bestand: Wer Personal beschäftigt, Zinsverwaltung braucht oder bilanziert, gehört in eine professionelle Kanzlei- oder Verwalter-Software. BaseImmo bleibt dort bewusst beim privaten Vermieter.
Häufige Fragen
Was kostet eine Online-Immobilienverwaltung?
BaseImmo kostet ab 6,99 Euro im Monat, mit kostenlosem Trial und jederzeit kündbar. Damit ist es auch für kleine Bestände tragbar.
Ab wie vielen Wohnungen brauche ich eine Verwaltungssoftware?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Sobald Fristen parallel laufen, Belege verloren gehen oder Mieteingänge unübersichtlich werden, lohnt sich Software — oft schon ab der zweiten Einheit.
Wo werden meine Mieterdaten gespeichert?
Bei BaseImmo in Rechenzentren innerhalb der EU. Die Übertragung ist verschlüsselt, und Daten können beim Auszug herausgegeben oder gelöscht werden.
Kann ich mit der Software die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen?
Ja. Die Abrechnung entsteht direkt aus den Belegen heraus, mit Blick auf den Verteilerschlüssel und die Zwölf-Monats-Frist nach Paragraf 556 Absatz 3 BGB.
Unterscheidet sich BaseImmo von klassischer Verwaltungssoftware?
Ja. Neben der Verwaltung liest die KI Dokumente wie Exposé, Kaufvertrag und ETV-Protokoll und liefert Standortanalysen — das hat klassische Vermietersoftware nicht.
Ist BaseImmo auch für WEG-Verwaltung gedacht?
Nein. BaseImmo zielt auf private Vermieter und Selbstverwalter. Die gewerbliche WEG-Verwaltung großer Gemeinschaften gehört in eine darauf spezialisierte Software.
Kann ich mit BaseImmo Mietverträge und Protokolle ablegen?
Ja. Dokumente werden dem Objekt und dem Jahr zugeordnet und sind damit bei Steuer, Streit und Abrechnung aufrufbar — und sie können per KI ausgewertet werden.