Hausverwaltung-Software: Mietverwaltung, WEG und Selbstverwaltung
Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung. Unter dem Begriff laufen drei Aufgaben, die unterschiedliche Werkzeuge brauchen: die Mietverwaltung vermieteter Wohnungen, die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften und die SE-Verwaltung, die beides verbindet. Wer das falsche Werkzeug wählt, kauft Funktionen, die er nie braucht — oder vermisst die, die sein Fall verlangt.
Diese Seite sortiert die Begriffe, nennt die Pflichten des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz und die Kriterien für die Auswahl einer Hausverwaltungssoftware. Ehrlich dazu, wofür BaseImmo passt: für Selbstverwalter und kleine Bestände — nicht für die gewerbliche WEG-Verwaltung mit hunderten Einheiten.
Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, SE-Verwaltung: Der Unterschied
Die drei Verwaltungsarten klingen ähnlich, folgen aber unterschiedlichen Regeln. Die folgende Tabelle zeigt, wen sie betreffen und worauf sie sich konzentrieren.
Die Abgrenzung ist nicht akademisch: Welche Software du brauchst, hängt allein davon ab, welche dieser Rollen du ausfüllst. Ein Vermieter mit drei Wohnungen braucht Mietverwaltung, aber kein WEG-Modul. Ein Eigentümer in einer selbstverwalteten Gemeinschaft braucht beides — allerdings nur für eine Handvoll Einheiten.
| Verwaltungsart | Wen sie betrifft | Worauf sie sich konzentriert |
|---|---|---|
| Mietverwaltung | Eigentümer vermieteter Wohnungen | Mietverträge, Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnung, Instandhaltung, Mieterkommunikation |
| WEG-Verwaltung | Eigentümergemeinschaften nach dem Wohnungseigentumsgesetz | Versammlungen, Beschlüsse, Hausgeld, Rücklagen, Jahresabrechnung, Beschluss-Sammlung |
| SE-Verwaltung | Eigentümer, die ihr Sondereigentum vermieten | die Kombination: Hausgeld und Mietverwaltung in einem, mit getrennter Abrechnung |
Pflichten des Verwalters nach dem WEG
Der Verwalter einer WEG handelt nicht frei, sondern ist gesetzlich gebunden. Paragraf 27 WEG nennt seine Kernaufgaben: ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung, die Durchführung der Beschlüsse und die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft. Dazu kommen Versammlung, Vorsitz und die Niederlegung der Beschlüsse in der Beschluss-Sammlung nach Paragraf 24 WEG.
Der Verwalter ist dabei Treuhänder der Gemeinschaft, nicht Angestellter einzelner Eigentümer. Dazu gehört eine lückenlose Dokumentation — die Beschluss-Sammlung ist dafür das zentrale Werkzeug, weil sie Streitigkeiten über frühere Beschlüsse erspart.
- Einberufung und Leitung der Versammlung sowie Beschluss-Sammlung (§ 24 WEG)
- ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 WEG)
- Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie des Hausgelds (§ 27 WEG)
- Rechnungslegung gegenüber der Versammlung über die Verwaltungstätigkeit
Welche Funktionen für kleine Bestände reichen
Wer eine einzelne Eigentumswohnung verwaltet oder eine kleine Gemeinschaft in Eigenverwaltung führt, braucht nicht den Funktionsumfang eines gewerblichen Verwalters. Entscheidend sind die Funktionen, die die fristgebundenen Pflichten tragen:
Die Faustregel: Fange mit dem an, was deine Fristen und Pflichten konkret verlangen, statt Funktionslisten zu vergleichen. Für den Selbstverwalter sind das die Nebenkostenabrechnung, die Belegablage und die Kommunikation mit dem Mieter — nicht die Hausgeldabrechnung für hundert Wohnungen.
Konkret heißt das auch: Das Werkzeug muss ohne Schulung auskommen und einfach bedienbar sein. Wer sich nach der Installation erst durch Handbücher kämpfen muss, hat das falsche Programm — die Verwaltung soll Zeit sparen, nicht schlucken.
- Mieter- und Hausgeldverwaltung für wenige Einheiten, ohne Bankanbindung im WEG-Maßstab
- Nebenkostenabrechnung, die den Verteilerschlüssel der Gemeinschaft abbildet
- Belegablage mit Fristen und Erinnerungen
- Mieterkommunikation und Mieterportal statt Briefverkehr zuhauf
- ein Zahlenwerk, aus dem die Anlage V wird
Woran du eine gute Hausverwaltungssoftware erkennst
Vier Kriterien trennen brauchbares Werkzeug von Datenfriedhöfen. Sie gelten unabhängig davon, ob du Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder beides betreibst.
Ein zusätzlicher, oft übersehener Punkt ist die Aktualität des Miet- und WEG-Rechts. Werden Vorlagen und Berechnungslogik mitgepflegt, wenn sich Gesetze oder Rechtsprechung ändern? Ein Anbieter, der dazu nichts sagt, lässt dich mit veralteten Formularen arbeiten.
- Datenhaltung in der EU: DSGVO-konform, klarer Serverstandort, keine unkontrollierte Weitergabe
- Export: alle Daten in Standardformaten heraus — ohne den Anbieter als lebenslängliche Gefangenschaft
- Schnittstellen: Mietübernahme beim Einstieg, Zahlungsimport, Übergabe an Steuerprogramme
- Support und Aktualität: wer denkt über Mietrecht und WEG-Recht mit, wenn sich die Rechtsprechung ändert?
Ehrlich: Wo BaseImmo passt — und wo nicht
BaseImmo ist für Selbstverwalter und kleine Bestände gebaut: private Vermieter, Eigentümergemeinschaften in Eigenverwaltung, Menschen mit wenigen Einheiten, die ihre Verwaltung selbst in der Hand behalten. Dazu kommen Werkzeuge, die klassische Hausverwaltungssoftware nicht hat: die KI-Dokumentenanalyse für Exposés, Kaufverträge und ETV-Protokolle sowie die Standortanalyse mit Lage-Score A+ bis D. Auch für diese Zielgruppe liest die KI die Dokumente mit und rechnet Rendite, Cashflow und DCF — BaseImmo ist damit mehr als eine Ablage.
Nicht gebaut ist BaseImmo für die gewerbliche WEG-Verwaltung. Wer beruflich Dutzende Gemeinschaften mit hunderten Einheiten betreut, betreibt ein Geschäft mit Haftung und braucht mandantenfähige Software mit Bankanbindung, automatischer Hausgeldabrechnung und HGB-tauglicher Buchhaltung. Diese Größenordnung gehört in einen anderen Werkzeugkasten — und BaseImmo sagt das offen, statt sich zu verbiegen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?
Die Mietverwaltung betreut vermietete Wohnungen im Auftrag des Eigentümers. Die WEG-Verwaltung führt die Eigentümergemeinschaft nach dem WEG: Versammlungen, Beschlüsse, Hausgeld und die Beschluss-Sammlung.
Brauche ich als Selbstverwalter eine eigene WEG-Verwaltung?
Für die Eigenverwaltung einer kleinen Gemeinschaft reichen überschaubare Werkzeuge. BaseImmo deckt Mietverwaltung, Nebenkosten und Belege ab — die WEG-Verwaltung als Gewerbe ist ein anderes Feld.
Was muss ein Verwalter nach dem WEG leisten?
Die Kernpflichten stehen in Paragraf 27 WEG: ordnungsmäßige Instandhaltung, Durchführung der Beschlüsse und Rechnungslegung. Dazu kommen Versammlung und Beschluss-Sammlung nach Paragraf 24 WEG.
Wo dürfen meine Daten gespeichert werden?
Seriöse Anbieter speichern in der EU, DSGVO-konform und verschlüsselt. Frag nach dem konkreten Serverstandort und den Exportmöglichkeiten, bevor du dich bindest.
Ist BaseImmo für die gewerbliche WEG-Verwaltung geeignet?
Nein. BaseImmo richtet sich an private Vermieter und Selbstverwalter kleiner Bestände. Gewerbliche WEG-Verwaltung mit hunderten Einheiten braucht spezialisierte Software.
Kann ich mit BaseImmo die Hausgeldabrechnung einer WEG machen?
Für die Eigenverwaltung kleiner Gemeinschaften ist vieles möglich. Der Schwerpunkt von BaseImmo liegt aber auf der Vermietung und der KI-Dokumentenanalyse — nicht auf der mandantenfähigen WEG-Abrechnung.
Wie finde ich heraus, welche Hausverwaltungssoftware zu mir passt?
Trenn zuerst die Aufgaben: reine Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder beides. Danach zählen Datenhaltung in der EU, Exportfreiheit und ob das Werkzeug deine Einheitenzahl wirklich trägt.