Nebenkostenabrechnung erstellen
Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufgabe, an der Mietverhältnisse am häufigsten zerbrechen. Sie muss vollständig sein, aus umlagefähigen Kosten bestehen, die richtigen Umlageschlüssel verwenden und innerhalb von zwölf Monaten beim Mieter liegen. Ein einzelner Formfehler kann die gesamte Abrechnung unwirksam machen — und eine Nachzahlung kosten.
Wer die Nebenkostenabrechnung selbst erstellt, muss deshalb zuerst wissen, was umlagefähig ist, welche Frist gilt und wie die Kosten verteilt werden. BaseImmo übernimmt genau diesen Teil: Die KI sortiert Belege, prüft Kostenpositionen gegen die Betriebskostenverordnung, berechnet die Umlageschlüssel und hält die Frist im Blick.
Die 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 BetrKV
Was in einer Nebenkostenabrechnung stehen darf, bestimmt die Betriebskostenverordnung. § 2 BetrKV listet 17 Kostenarten, die der Vermieter umlegen darf — nicht mehr und nicht weniger.
| Kostenart | Was dazugehört |
|---|---|
| Laufende öffentliche Lasten | namentlich die Grundsteuer |
| Wasserversorgung | Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wasserzähler, Eichung, Berechnung und Aufteilung |
| Entwässerung | Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung |
| Heizung | Betrieb zentraler Heizungsanlagen, Brennstoffe, Wärmelieferung, Wartung von Etagenheizungen |
| Warmwasserversorgung | Betrieb zentraler Anlagen, gewerbliche Lieferung, Wartung von Warmwassergeräten |
| Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung | kombinierte Anlagen entsprechend den Nummern 4 und 5 |
| Aufzug | Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Prüfung und Reinigung |
| Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Gebühren für Müllabfuhr und öffentliche Straßenreinigung |
| Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Reinigung von Fluren, Treppen, Kellern und gemeinsam genutzten Räumen |
| Gartenpflege | Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, Spielplätze, Wege und Zugänge |
| Beleuchtung | Strom für die Außenbeleuchtung und die gemeinsam genutzten Gebäudeteile |
| Schornsteinreinigung | Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | Feuer-, Sturm-, Wasser- und Elementarschaden-, Glas- und Haftpflichtversicherung |
| Hauswart | Vergütung und Sozialbeiträge, soweit sie nicht Instandhaltung oder Verwaltung betreffen |
| Gemeinschaftsantenne und Verteilanlagen | Betrieb von Antennen-, Breitband- und Glasfaser-Verteilanlagen |
| Wäschepflege | Betrieb von Waschmaschinen, Trocknern und Wäscheräumen |
| Sonstige Betriebskosten | laufende Kosten nach § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind |
Was nicht in die Nebenkostenabrechnung gehört
Die Grenze ist so wichtig wie die Liste selbst. Drei Kostenblöcke fallen regelmäßig durch — und machen die Abrechnung angreifbar, wenn sie dennoch darin erscheinen.
- Verwaltungskosten: Lohn der Hausverwaltung, Büro- und Buchhaltungskosten sind keine Betriebskosten im Sinne der BetrKV und dürfen nicht umgelegt werden.
- Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen, Renovierung und Instandhaltung des Gebäudes trägt der Vermieter aus der Miete.
- Finanzierung und Leerstand: Schuldzinsen, Eigenkapitalkosten und Mietausfall zählen ebenfalls nicht zu den Betriebskosten.
Die Frist von zwölf Monaten — und was danach passiert
Zwei Fristen bestimmen die Nebenkostenabrechnung, und beide stehen in § 556 BGB. Der Vermieter muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (Absatz 3), der Mieter hat danach zwölf Monate Zeit für Einwendungen (Absatz 3 Satz 5).
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist die Nachforderung verloren — ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt und kann weiter verlangt werden. Genau deshalb führt die Software eine Fristenliste mit: Dieser teure Fehler entsteht meist aus Zeitdruck, nicht aus Nachlässigkeit.
- Abrechnungsfrist: Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst verfällt die Nachforderung — außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Einwendungsfrist: Der Mieter muss Einwendungen binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben, sonst sind sie ausgeschlossen.
- Wirtschaftlichkeitsgrundsatz: Unangemessen hohe Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Umlageschlüssel: Fläche, Personen, Verbrauch, Einheiten
Ist geklärt, was umgelegt wird, folgt die zweite Frage: wie. Der Umlageschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein; ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche (§ 556a BGB). Entscheidend ist der Vorrang der Verbrauchserfassung: Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass ein Teil der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet wird.
- Fläche: Verteilung nach Anteil an der Gesamtwohnfläche — ohne besondere Vereinbarung die gesetzliche Vorgabe
- Personen: Verteilung nach Anzahl der Bewohner, etwa bei Wasser oder Müll — nur bei vereinbartem Schlüssel
- Verbrauch: tatsächlich erfasste Werte über Zähler — vorrangig heranzuziehen, wo Verbrauch erfasst wird
- Einheiten: Verteilung zu gleichen Teilen je Wohneinheit — zulässig bei vereinbartem Schlüssel
Typische Fehler, die die Abrechnung unwirksam machen
Die Rechtsprechung verlangt, dass ein sachkundiger Dritter die Entstehung der Kosten aus der Abrechnung prüfen kann. Fehlen die Grundlagen oder sind die Posten nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung formell unwirksam — der Mieter muss nicht einmal inhaltlich widersprechen.
- nicht umlagefähige Kosten eingerechnet (Verwaltung, Instandhaltung, Finanzierung)
- Umlageschlüssel ohne vertragliche Vereinbarung gewechselt
- Heizung und Warmwasser ohne verbrauchsabhängige Erfassung abgerechnet
- Frist von zwölf Monaten überschritten — die Nachforderung verfällt
- formale Mängel: keine nachvollziehbare Aufstellung, fehlende Angaben, unklare Belegbasis
Was Software leistet — und wo ihre Grenze liegt
BaseImmo erstellt die Abrechnung aus den hochgeladenen Belegen: Die KI liest die Positionen, prüft sie gegen die 17 Kostenarten des § 2 BetrKV, berechnet die Umlageschlüssel und stellt die Abrechnung samt Belegarchiv zusammen. Damit bleibt die nachvollziehbare Grundlage erhalten, die Streit vermeidet.
Die Grenze: Ob eine Abrechnung im Einzelfall wirksam ist, entscheidet im Streit das Gericht — keine Software kann das garantieren. Ebenso wenig ersetzt sie die inhaltliche Prüfung durch den Vermieter selbst. Was sie leistet, ist, die Fehlerquellen zu beseitigen, an denen Abrechnungen üblicherweise scheitern.
Häufige Fragen
Welche Frist muss ich für die Nebenkostenabrechnung einhalten?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Überschreitest du die Frist, verlierst du die Nachforderung, sofern du die Verspätung zu vertreten hast.
Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Die Nachforderung verfällt. Ein Guthaben des Mieters besteht fort und kann weiter verlangt werden.
Sind Verwaltungskosten umlagefähig?
Nein. Kosten der Hausverwaltung sind keine Betriebskosten im Sinne der BetrKV und dürfen nicht umgelegt werden.
Welchen Umlageschlüssel darf ich verwenden?
Den im Mietvertrag vereinbarten. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche; bei Heizung und Warmwasser hat die verbrauchsabhängige Erfassung nach der Heizkostenverordnung Vorrang.
Kann der Mieter Einsicht in die Belege verlangen?
Ja. Im Rahmen der Einwendungsfrist kann der Mieter die Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege verlangen.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung mit Software selbst erstellen?
Ja. BaseImmo erstellt die Abrechnung aus den Belegen, prüft Kostenarten und Umlageschlüssel per KI und bereitet die Nachweise für den Mieter vor.
Wann ist eine Position nicht umlagefähig?
Wenn sie nicht in den Katalog des § 2 BetrKV fällt oder im Mietvertrag nicht als umlagefähig vereinbart wurde.